Datenschutzordnung der Steinheimer Karnevalsgesellschaft e. V.

1. Allgemeines

  • Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden durch die Steinheimer Karnevalsgesellschaft personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder des Vereins und Informationen über Nichtmitglieder (z.B. Kontaktdaten von Teilnehmern des Rosenmontagszuges oder Reservierungen von Plätzen zu karnevalistischen Veranstaltungen) erhoben und in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert, genutzt und verarbeitet.
  • Erhebung, Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen ausschließlich zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben des Vereins. Es dürfen keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.
  • Sofern dies zur Erfüllung von Zwecken und Aufgaben des Vereins oder der Wahrnehmung von Rechten seiner Mitglieder erforderlich ist, werden Daten entsprechend § 4 dieser Ordnung an Dritte weitergegeben.
  • Personenbezogene Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
  • Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden aus dem Verein hinaus.

2. Erhebung von Mitgliederdaten

  • Mit dem Beitritt eines Mitgliedes werden alle für die Mitgliedschaft im Verein relevanten Daten (u.a. Name, Vorname, Wohnanschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Geschlecht, Funktionen im Verein, Telefon, Bankverbindung, E-Mailadresse) auf. Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
  • Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen der Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt.
  • Die Mitgliederdatei wird vom Schatzmeister und vom Kanzler geführt.
  • Einblick in die Mitgliederdatei haben die Mitglieder des Vorstands, soweit dies zur Erfüllung ihrer Vereinsaufgaben notwendig ist sowie die Kassenprüfer.

3. Erhebung von Daten von Nichtmitgliedern

  • Daten von Nichtmitgliedern (z.B. Teilnehmer des Rosenmontagszuges oder anderer karnevalistischer Veranstaltungen) werden zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben des Vereins mit Einwilligung der betreffenden Person erhoben.

4. Weitergabe von Daten an Verbände und Dienstleister

    • Zur Erfüllung von satzungsmäßigen Zwecken und Aufgaben ist der Verein berechtigt, auch auf die Unterstützung geeigneter und zuverlässiger Dienstleister zurückzugreifen (beispielsweise Weitergabe der personenbezogenen Daten zur Bankverbindung zum Zwecke des Beitragseinzuges oder Übermittlung von Adressdaten an ein Druckzentrum zur Erstellung von Massensendungen).
    • Außerhalb der Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben des Vereins ist eine Datenverwendung nur erlaubt, sofern der Verein aus gesetzlichen, sonstigen rechtlichen oder steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet ist. Darüber hinaus ist eine Datenübermittlung an externe Dritte nicht zulässig.

5. Darstellung von Daten aktiver Funktionsträger

  • Von Funktionsträgern (Vorstand, und sonstige Personen in hervorgehobener Tätigkeit, z.B. Elferrat und Senatoren) dürfen Name, Vorname, Telefonnummer und Erreichbarkeit über eine vom Verein gestellte E-Mailadresse auf der Homepage und in dem Vereinsprogramm dargestellt.
  • Zusätzlich können die Daten (auch Fotos) eines Funktionsträgers gemäß (1) veröffentlicht werden. Der Funktionsträger kann diesem widersprechen.
  • Die Löschung aller veröffentlichten Daten von Funktionsträgern erfolgt mit Ausscheiden aus dem Amt.

6. Öffentlichkeitsarbeit

  • Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben und der Ziele des Vereins informiert der Vorstand oder durch den Vorstand ermächtigte Funktionsträger durch Texte und Abbildungen in der Tagespresse über Veranstaltungen und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies im Internet, den sozialen Medien, der Steinheimer Karnevalszeitung oder sonstigen karnevalistischen Publikationen veröffentlicht.
    Einer gesonderten Einwilligung von Mitgliedern bedarf es dabei weder bei der Erhebung, noch der Übermittlung oder Offenbarung solcher Daten, soweit nicht der Betroffene im Einzelfall widerspricht und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

7. Darstellung in Bild und Film

  • Die Veranstaltungen des Vereins sind in der Regel öffentlich. Während diesen Veranstaltungen können Bild- und Filmaufnahmen von Beauftragten des Vereins oder von geladenen Medienvertretern erfolgen. Wer an einer Veranstaltung der Steinheimer Karnevalsgesellschaft teilnimmt, willigt darin ein, auf Bild- oder Tonaufnehmen öffentlich zeitlich und räumlich unbeschränkt wiedergegeben zu werden.

8. Vereinschronik / Archiv / Protokolle

  • Die Steinheimer Karnevalsgesellschaft e.V. wurde im Jahr 1936 gegründet und verfügt somit über eine lange Historie. Über Meilensteine des Vereins und den Steinheimer Karneval wird ein Archiv geführt. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation der Vereinshistorie zugrunde. Inhalte werden gelegentlich einer interessierten Öffentlichkeit vorgestellt (z.B. durch Veröffentlichung in den Vereinsräumen oder in Ausstellungen, auf der Webseite und in Vereins- oder Festschriften). Insbesondere Funktionsträger, geehrte Vereinsmitglieder oder besonders gewürdigte Nicht-Vereinsmitglieder werden hier genannt. Erfasst werden Name, Funktion und bei Ehrungen die Dauer der Vereinszugehörigkeit und besondere Leistungen. Ebenfalls ist die Darstellung auf einem Bild zeitlich unbegrenzt möglich.
  • Über Versammlungen werden Protokolle erstellt. In diesen Protokollen werden personenbezogene Daten erfasst, sofern es für den Vereinszweck erforderlich ist.

9. Webseite der Steinheimer Karnevalsgesellschaft

Einzelheiten zum Thema Datenschutz zu den technischen Komponenten sind in einer separaten „Datenschutzerklärung der Steinheimer Karnevalsgesellschaft e.V.“ aufgeführt und auf der Webseite veröffentlicht.

10. E-Mail—Einladungen und Newsletter

  • Anlassbezogen werden an vorliegende E-Mail-Adressen Einladungen oder sonstige Informationen versendet. Die Versendung erfolgt über ein E-Mail-Programm als Blindkopie (BCC). Die Weitergabe von Empfänger-Mailadressen an Dritte ist nicht zulässig.

11. Auskunfts-, Korrektur- und Löschungsrecht

    • Jedes Mitglied hat das Recht darauf:
    • Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten
    • dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind
    • dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt
    • dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke, für die sie erhoben und gespeichert wurden, nicht mehr notwendig sind
    • der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen
    • seine erhobenen digitalisierten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
    • Dieses Recht erstreckt sich auch auf Nichtmitglieder bezüglich der im Einzelfall nach § 3 erhobenen Daten.
    • Die Mitglieder sind verpflichtet, den Verein unverzüglich über relevante Änderungen in ihren persönlichen Verhältnissen zu informieren. Dazu gehört insbesondere: die Mitteilung von Anschriftenänderungen und die Änderung der Bankverbindung, die für das Beitragswesen relevant sind

12. Name und Anschrift des Verantwortlichen

  • Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:die Steinheimer Karnevalsgesellschaft e.V.vertreten durch den Präsidenten (E-Mail: praesident@stkg.de) oder den Kanzler (E-Mail: kanzler@stkg.de).
  • Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da keine gesetzliche Notwendigkeit besteht.

13. Schlussbestimmungen

  • Das Präsidium hat diese Datenschutzordnung am 27.03.2019 in seiner Vorstandssitzung beschlossen.
  • Die Datenschutzordnung wird auf der Homepage www.stkg.de den Mitgliedern und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Neue StKG-Mitglieder werden bei Eintritt auf die Datenschutzordnung aufmerksam gemacht.
  • Mitgliedern, die die Datenschutzverordnung nicht über die Homepage zur Kenntnis nehmen können, ist sie auf deren Verlangen schriftlich auszuhändigen. Sie erhalten diese auf Anforderung beim Präsidenten oder Kanzler der StKG.
  • Bei Bedarf wird diese Datenschutzordnung durch Beschluss des Präsidiums angepasst. Eine neue Fassung der Datenschutzordnung kann jederzeit durch Veröffentlichung der aktualisierten Fassung auf der Website erfolgen.

Steinheim, den 27.03.2019

für das Präsidium

Dominik Thiet Franz-Gerd Brökel
Präsident Kanzler

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Stand: 25.05.2018

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